En Navidad es habitual que las empresas hagan regalos a sus clientes, un gasto que es fiscalmente deducible. Sin embargo, la reforma fiscal 2015 ha limitado la deducción al 1% de la cifra de negocio. Por lo tanto, las empresas deberán ajustar esta partida si quieren que todos sus gastos de representación sean fiscalmente deducibles.
Es frecuente que al finalizar el año, la sociedad consultante compre productos que integra en cestas de Navidad para regalar a los trabajadores y a determinados clientes. Y la pregunta que hacen los empresarios es si actualmente la compra de estos productos o cestas de Navidad siguen teniendo la consideración de gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades o en el caso de autónomos personas físicas, en el IRPF.
Requisitos gastos fiscalmente deducibles
Los requisitos que, con carácter general, debe reunir un gasto para que sea deducible fiscalmente se concretan en los siguientes:
- Contabilización.
- Justificación.
- Imputación al ejercicio.
- No tratarse de una liberalidad. Estar correlacionados con los ingresos o atender a usos y costumbres.
Gastos no deducibles: Donativos y liberalidades
El artículo 15 de la nueva Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades, y con efectos desde el 01-01-2015, establece que no tendrán la consideración de gastos fiscalmente deducibles, entre otros, los donativos y liberalidades.
Excepciones: No se entenderán comprendidos entre las liberalidades, y por tanto serán deducibles, los gastos por atenciones a clientes o proveedores ni los que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa ni los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios, ni los que se hallen correlacionados con los ingresos.
- En relación con los trabajadores: siempre que las cestas formen parte de los usos y costumbres de la empresa con respecto a su personal, tendrán la consideración de gasto deducible a efectos del Impuesto sobre Sociedades. En cualquier caso, habrá que justificar el gasto y su naturaleza, así como su adecuación a los usos y costumbres. La carga de la prueba compete a quien hace valer su derecho y serán los órganos de gestión e inspección tributaria a quienes corresponda, en el ejercicio de sus funciones, la valoración de las pruebas aportadas.
Retribución en especie: La condición para que sea deducible es que se trate de un gasto que forme parte de los usos y costumbres de la empresa. Así que debe tener en cuenta que tiene que justificarse el gasto y probarse dicha costumbre. Pero, en todo caso, la entrega de la cesta de navidad a los empleados debe tratarse como una retribución en especie que tiene que quedar reflejada en nómina e ingresar el pago a cuenta de IRPF. Además, tras los cambios de cotización introducidos en 2014, el importe de la cesta de navidad debe incluirse en la base de cotización.
Consecuentemente, el primer año no se debe considerar como gasto deducible la entrega de cestas de navidad a los empleados. El resto de años, siempre que se pueda demostrar la costumbre, sí se pueden deducir. Esto es extensible a la deducción del gasto de la cena de empresa de Navidad.
¿Qué ocurre con el IVA?
El IVA de estas cestas de Navidad no es deducible dado que la normativa no permite deducir el IVA de alimentos, bebidas y tabaco. Esto salvo que la empresa se dedique a fabricar o comercializar los productos que incluye en la cesta, ya que en ese caso sí se permite la deducción.
Sin embargo, el IVA de la cena o comida de empresa es deducible en la medida que sea deducible en el Impuesto de Sociedades, según el artículo 96 Uno 6º de la Ley de IVA. Así que debe asegurarse de que el restaurante emita la factura cumpliendo con todos los requisitos legales si pretende deducir dicho IVA.
- Los gastos que soporta la empresa por las cestas de Navidad que regala a determinados clientes: pueden encuadrarse entre las excepciones que establece la Ley, en la medida en que se trate de gastos por relaciones públicas con clientes serán fiscalmente deducibles siempre que cumplan los restantes requisitos en términos de inscripción contable, devengo, correlación entre ingresos y gastos y justificación documental.
En el caso de la lotería de Navidad entregada a clientes y/o proveedores es deducible si puede demostrar el gasto por relaciones públicas. Asegúrese de tener documentado las entregas de esta lotería.
Los regalos publicitarios, como son los habituales llaveros, calendarios, bolígrafos, agendas… etc., son deducibles por tratarse de gastos para promocionar las ventas. Sin embargo, debe acreditarse que en estos regalos se incluye el nombre y/o logo de la empresa, así que exija que en la factura o albarán quede este hecho reflejado y así pueda demostrarlo ante cualquier comprobación que la Agencia Tributaria le pueda realizar.
Atención. Si su empresa suele soportar gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores (obsequios, comidas, invitaciones a eventos deportivos o artísticos…), y dado que dichos gastos están relacionados con su actividad y puede justificarlos documentalmente, son deducibles en el Impuesto sobre Sociedades.
Limitación para el 2015
No obstante, con efectos desde el 1 de enero de 2015 los gastos por atenciones a clientes o proveedores serán deducibles con el límite del 1 por ciento del importe neto de la cifra de negocios del período impositivo.
De esta manera, se tendrá que analizar si los gastos por atenciones a clientes o proveedores son tales, no integrándose aquí cualquier otro gasto a personas que no fueran clientes o proveedores, como por ejemplo, gastos a socios o familiares de los mismos.
Por otra parte, obviamente, si los gastos por atenciones a clientes o proveedores no llegan a alcanzar el 1% del importe neto de la cifra de negocios, el gasto sólo alcanzará a la cantidad que hubiera sido contabilizada por el concepto de atenciones a clientes o proveedores.
Por lo tanto, las empresas deberán ajustar esta partida si quieren que todos sus gastos de representación sean fiscalmente deducibles.
Sin limitación. Este límite no se aplicará a otros gastos de promoción, que seguirán siendo deducibles como hasta ahora:
- Podrá seguir entregando cestas de Navidad a sus empleados, de acuerdo a los usos y costumbres.
- Seguirán siendo deducibles sin límite los gastos derivados de la entrega gratuita de muestras, o las entregas relacionadas con los ingresos (por ejemplo, los obsequios ofrecidos para conseguir una visita demostrativa de los productos).
¿Qué ocurre con el IVA?
El IVA no será deducible, ya que según se detalla en el artículo 96 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, no podrán ser objeto de deducción las cuotas soportadas de los bienes o servicios destinados a clientes, asalariados o a terceras personas excluyendo las muestras gratuitas y los objetos publicitarios de escaso valor y los bienes destinados exclusivamente a ser objeto de entrega o cesión de uso, directamente o mediante transformación, a título oneroso, que, en un momento posterior a su adquisición, se destinasen a atenciones a clientes, asalariados o terceras personas.
Los regalos publicitarios entregados a clientes y proveedores, a efectos de IVA, deben llevar de forma visible e indeleble el nombre de la empresa y se consideran de escaso valor cuando el valor de lo entregado a un mismo destinatario en un año natural no supera los 200€
